Jeśli prowadzisz swój biznes online, to wiesz, jak wiele trzeba w nim planować. Jeśli pracujesz jako Wirtualna Asystentka, musisz planować kilka razy więcej – musisz przecież opanować równocześnie sprawy kilku klientów i własne. To wyjątkowo trudna sztuka. Ciężko jest opanować ją bez właściwych narzędzi. Jednym z nich jest Asana. Dlaczego pokochasz tę aplikację? Jak jej używać?

Wersja darmowa

Na początek trzeba zaznaczyć, że Asana jest darmowa. Można wykupić dostęp do wersji PRO, ale bez niego i tak świetnie się sprawdza. Najważniejszym ograniczeniem wersji free jest to, że możesz współpracować tylko z 15 osobami. Czy to mało? Jeśli prowadzisz mały biznes, to z pewnością ten limit Ci wystarczy. Jeśli uznasz, że jednak potrzebujesz wersji płatnej, to musisz liczyć się z wydatkiem 11 lub 25 Euro miesięcznie.

Co można w niej robić?

W Asanie możesz w niej tworzyć oddzielne obszary robocze (workspace) projekty (projects) i zadania w ich obrębie (tasks), a nawet podzadania (subtask). Każde zadanie możesz komentować i dodawać do niego załączniki. Możesz też ustalić datę zakończenia (due date), czyli po prostu dead line. Zadania mogą być sortowane i ustawiane tak, jak tylko chcesz. Możesz je wyświetlać w formie listy, tablicy (jak w konkurencyjnym Trello), kalendarza i osi czasu. Po prostu wybierz to rozwiązanie, które jest dla Ciebie najbardziej czytelne. Za pośrednictwem Asany możesz przesyłać zdjęcia i pliki. W ten sposób możesz też udostępniać poszczególne elementy projektu jego innym członkom. To ważne, bo pozwala na zachowanie ciągłości komunikacji.

Konkretne zadania i konkretne osoby

Do każdego zadania możesz przydzielić konkretną osobę. Zostanie ona poinformowana o tym dzięki przypomnieniu wysłanemu na adres e-mail oraz wiadomości w skrzynce odbiorczej samej Asany. Będzie też dostawać kolejne przypomnienia, gdy będzie zbliżał się dead line. To bardzo ważne, bo pomaga w ustalaniu odpowiedzialności za poszczególne elementy projektu. To ogromne ułatwienie we współpracy, która przebiega płynniej, bo jest zorganizowana. Każdy wie, co ma robić. Warto też wspomnieć, że w Asanie dużo łatwiej kontroluje się wywiązywanie z wykonywania zleceń.

Porządek przede wszystkim

Największą zaletą Asany jest to, że umożliwia utrzymanie porządku. Nie walczysz z setkami e-maili, nie szukasz załączników, nie boisz się, że coś trafi do spamu. Wszystko jest dokładnie tam, gdzie powinno być. Nie musisz, więc przejmować się porządkiem i sprawdzaniem kilku miejsc w Sieci, bo nigdy nie wiadomo, gdzie czeka na Ciebie wiadomość. Planując w Asanie, możecie zrezygnować z używania tradycyjnego e-maila i wiadomości na Messengerze.

Ogromne ułatwienie

Żeby móc efektywnie prowadić swój biznes musisz dobrze planować swój czas. Musisz wiedzieć, jakie masz zadania i jak układają się ich dead line’y. Dzięki temu wiesz, ile zleceń możesz jeszcze przyjąć i ile czasu zostanie na Twoje życie prywatne. Po prostu wiesz, na czym stoisz, bo wszystkie dane są przedstawione w formie czytelnej i przystępnej.
Asana jest jednak największym ułatwieniem dla osób pracujących w grupie. Zarządzanie zespołem, który działa zdalnie jest bardzo trudne. Opiera się na wzajemnym zaufaniu. Dzięki Asanie każdy członek zespołu doskonale wie, co powinien zrobić i jakie są obszary jego kompetencji. Z tego powodu łatwiej jest mu wywiązać się ze swoich obowiązków.

Jedyny minus

Największym minusem Asany jest to, że nie jest dostępna w polskiej wersji językowej. W prawdzie angielski jest bardzo powszechny, to wciąż zdarzają się osoby, które go nie znają. Jednak do obsługi programu wystarczy znać tylko kilka krótkich słówek. Obsługa jest tak prosta i intuicyjna, że nie powinna stanowić problemu nawet komuś, kto nie mówi w tym języku.