Asana i zarządzanie projektami

Asana i zarządzanie projektami

Jeśli prowadzisz swój biznes online, to wiesz, jak wiele trzeba w nim planować. Jeśli pracujesz jako Wirtualna Asystentka, musisz planować kilka razy więcej – musisz przecież opanować równocześnie sprawy kilku klientów i własne. To wyjątkowo trudna sztuka. Ciężko jest opanować ją bez właściwych narzędzi. Jednym z nich jest Asana. Dlaczego pokochasz tę aplikację? Jak jej używać?

Wersja darmowa

Na początek trzeba zaznaczyć, że Asana jest darmowa. Można wykupić dostęp do wersji PRO, ale bez niego i tak świetnie się sprawdza. Najważniejszym ograniczeniem wersji free jest to, że możesz współpracować tylko z 15 osobami. Czy to mało? Jeśli prowadzisz mały biznes, to z pewnością ten limit Ci wystarczy. Jeśli uznasz, że jednak potrzebujesz wersji płatnej, to musisz liczyć się z wydatkiem 11 lub 25 Euro miesięcznie.

Co można w niej robić?

W Asanie możesz w niej tworzyć oddzielne obszary robocze (workspace) projekty (projects) i zadania w ich obrębie (tasks), a nawet podzadania (subtask). Każde zadanie możesz komentować i dodawać do niego załączniki. Możesz też ustalić datę zakończenia (due date), czyli po prostu dead line. Zadania mogą być sortowane i ustawiane tak, jak tylko chcesz. Możesz je wyświetlać w formie listy, tablicy (jak w konkurencyjnym Trello), kalendarza i osi czasu. Po prostu wybierz to rozwiązanie, które jest dla Ciebie najbardziej czytelne. Za pośrednictwem Asany możesz przesyłać zdjęcia i pliki. W ten sposób możesz też udostępniać poszczególne elementy projektu jego innym członkom. To ważne, bo pozwala na zachowanie ciągłości komunikacji.

Konkretne zadania i konkretne osoby

Do każdego zadania możesz przydzielić konkretną osobę. Zostanie ona poinformowana o tym dzięki przypomnieniu wysłanemu na adres e-mail oraz wiadomości w skrzynce odbiorczej samej Asany. Będzie też dostawać kolejne przypomnienia, gdy będzie zbliżał się dead line. To bardzo ważne, bo pomaga w ustalaniu odpowiedzialności za poszczególne elementy projektu. To ogromne ułatwienie we współpracy, która przebiega płynniej, bo jest zorganizowana. Każdy wie, co ma robić. Warto też wspomnieć, że w Asanie dużo łatwiej kontroluje się wywiązywanie z wykonywania zleceń.

Porządek przede wszystkim

Największą zaletą Asany jest to, że umożliwia utrzymanie porządku. Nie walczysz z setkami e-maili, nie szukasz załączników, nie boisz się, że coś trafi do spamu. Wszystko jest dokładnie tam, gdzie powinno być. Nie musisz, więc przejmować się porządkiem i sprawdzaniem kilku miejsc w Sieci, bo nigdy nie wiadomo, gdzie czeka na Ciebie wiadomość. Planując w Asanie, możecie zrezygnować z używania tradycyjnego e-maila i wiadomości na Messengerze.

Ogromne ułatwienie

Żeby móc efektywnie prowadić swój biznes musisz dobrze planować swój czas. Musisz wiedzieć, jakie masz zadania i jak układają się ich dead line’y. Dzięki temu wiesz, ile zleceń możesz jeszcze przyjąć i ile czasu zostanie na Twoje życie prywatne. Po prostu wiesz, na czym stoisz, bo wszystkie dane są przedstawione w formie czytelnej i przystępnej.
Asana jest jednak największym ułatwieniem dla osób pracujących w grupie. Zarządzanie zespołem, który działa zdalnie jest bardzo trudne. Opiera się na wzajemnym zaufaniu. Dzięki Asanie każdy członek zespołu doskonale wie, co powinien zrobić i jakie są obszary jego kompetencji. Z tego powodu łatwiej jest mu wywiązać się ze swoich obowiązków.

Jedyny minus

Największym minusem Asany jest to, że nie jest dostępna w polskiej wersji językowej. W prawdzie angielski jest bardzo powszechny, to wciąż zdarzają się osoby, które go nie znają. Jednak do obsługi programu wystarczy znać tylko kilka krótkich słówek. Obsługa jest tak prosta i intuicyjna, że nie powinna stanowić problemu nawet komuś, kto nie mówi w tym języku.

Jak zmieniać i dostosowywać gotowe szablony Canva do Twojej Marki?

Jak zmieniać i dostosowywać gotowe szablony Canva do Twojej Marki?

Gotowe szablony grafik do mediów społecznościowych są przeznaczone do edycji w darmowym programie – Canvie. Są łatwe do edycji, więc z całą pewnością poradzisz sobie z tym sama. Przejdźmy cały proces edytowania grafiki – krok po kroku. Na pewno dasz sobie z tym radę. Zaczynamy!

Krok pierwszy – skopiuj projekt

Po zakupie szablonów grafik do SM otrzymasz link do Canvy, w którym możesz je edytować. Plik powinien zostać automatycznie zapisany na Twoim profilu w Canvie. Znajdziesz go w zakładce „Wszystkie Twoje projekty”. Znajdź tam szablon, który właśnie chcesz użyć, a następnie kliknij trzy kropki w górnym prawym roku miniaturki. Wyświetli się wtedy menu. Wybierz z niego funkcję „Utwórz kopię”. Dzięki temu będziesz pracować na kopii, a podstawowa wersja szablonu pozostanie nienaruszona. Kliknij szybko dwa razy w miniaturkę kopii szablonu.

Krok drugi – zmień kolory

Jeśli już otworzyłaś szablon, to możesz go edytować. Jeśli masz ustalone kolory marki, to przygotuj kody RGB potrzebnych odcieni.
Żeby zmienić kolor elementu graficznego, wybierz go na szablonie, a następnie kliknij w przycisk koloru elementu. Znajdziesz go do góry z lewej strony. To mały kwadrat w takim samym kolorze jak wskazany przez Ciebie element. Kiedy go wybierzesz, po lewej stronie wysunie się menu kolorów. Możesz wybrać z niego taki odcień, jaki Ci się podoba lub wpisać kod kolorów Twojej marki. Żeby to zrobić, należy wybrać przycisk „Nowy kolor” (tęczowy przycisk, pierwszy od góry) i wpisać jego kod.

Krok trzeci – wstaw zdjęcie

W szablonie do mediów społecznościowych koniecznie musisz też zmienić zdjęcie.
W tym celu wybierz z menu po lewej zakładkę „Przesłane”, a następnie „Prześlij obrazy lub wideo”. Kiedy Twoje zdjęcia załadują się w całości, to będziesz mogła ich użyć. Robi się to bardzo prosto. Wystarczy, że klikniesz we właściwe zdjęcie, a pojawi się ono na projekcie.
Przesuń je tak, by w pełni zakrywało zdjęcie na szablonie lub dopasuj jego wielkość do własnych potrzeb. Jeżeli zdjęcie ma inny format, to może na grafice zająć mniej lub więcej miejsca niż proponowane foto na szablonie. Pamiętaj, że szablon jest tylko wskazówką, a nie sztywną wytyczną. Jeśli uważasz, że grafika będzie lepiej wyglądała, gdy zdjęcie będzie miało odrobinę inny rozmiar, to go po prostu zmień. Robi się to poprzez ciągnięcie zdjęcia za jeden z narożników.  Przykładowe zdjęcie z szablonu oczywiście usuń. Nie przyda się do niczego.

Krok czwarty – zmień font

Żeby zmienić font użyty na grafice wystarczy, że zaznaczysz pole tekstowe, a następnie wybierzesz czcionkę z listy. W tym celu trzeba kliknąć w rozwijalną listę do góry po lewej stronie. Z boku pojawi się menu, w którym będą wszystkie dostępne rodzaje fontów. Te oznaczone koroną są płatne. Wybierz font jaki Ci się podoba lub taki, który jest zgodny z identyfikacją Twojej marki.
W szablonie możesz też zmieniać wielkość fontu oraz jego pogrubienie. Jeśli chcesz, to możesz też dodać kolejne pola tekstowe.

Krok piąty – pobierz

Twoja grafika jest już właściwie gotowa. Teraz wystarczy tylko, że ją pobierzesz. Robi się to poprzez kliknięcie w przycisk do góry po prawej stronie. Wyświetli się lista, z której należy wybrać „Pobierz”. Następnie możesz wybrać typ pliku, jaki ma zostać zapisany na dysku. Sugerowany jest plik png, ale w przypadku grafik możesz też zdecydować się na jpg. Na koniec kliknij przycisk „Pobierz”. Twój projekt został zapisany na dysku i możesz użyć na swoich profilach w mediach społecznościowych.


Jeśli zastanawiasz się, gdzie możesz znaleźć gotowe szablony do grafik, które można edytować w tak prosty sposób, to wskakuj do mojego sklepu!