Asana i zarządzanie projektami

Asana i zarządzanie projektami

Jeśli prowadzisz swój biznes online, to wiesz, jak wiele trzeba w nim planować. Jeśli pracujesz jako Wirtualna Asystentka, musisz planować kilka razy więcej – musisz przecież opanować równocześnie sprawy kilku klientów i własne. To wyjątkowo trudna sztuka. Ciężko jest opanować ją bez właściwych narzędzi. Jednym z nich jest Asana. Dlaczego pokochasz tę aplikację? Jak jej używać?

Wersja darmowa

Na początek trzeba zaznaczyć, że Asana jest darmowa. Można wykupić dostęp do wersji PRO, ale bez niego i tak świetnie się sprawdza. Najważniejszym ograniczeniem wersji free jest to, że możesz współpracować tylko z 15 osobami. Czy to mało? Jeśli prowadzisz mały biznes, to z pewnością ten limit Ci wystarczy. Jeśli uznasz, że jednak potrzebujesz wersji płatnej, to musisz liczyć się z wydatkiem 11 lub 25 Euro miesięcznie.

Co można w niej robić?

W Asanie możesz w niej tworzyć oddzielne obszary robocze (workspace) projekty (projects) i zadania w ich obrębie (tasks), a nawet podzadania (subtask). Każde zadanie możesz komentować i dodawać do niego załączniki. Możesz też ustalić datę zakończenia (due date), czyli po prostu dead line. Zadania mogą być sortowane i ustawiane tak, jak tylko chcesz. Możesz je wyświetlać w formie listy, tablicy (jak w konkurencyjnym Trello), kalendarza i osi czasu. Po prostu wybierz to rozwiązanie, które jest dla Ciebie najbardziej czytelne. Za pośrednictwem Asany możesz przesyłać zdjęcia i pliki. W ten sposób możesz też udostępniać poszczególne elementy projektu jego innym członkom. To ważne, bo pozwala na zachowanie ciągłości komunikacji.

Konkretne zadania i konkretne osoby

Do każdego zadania możesz przydzielić konkretną osobę. Zostanie ona poinformowana o tym dzięki przypomnieniu wysłanemu na adres e-mail oraz wiadomości w skrzynce odbiorczej samej Asany. Będzie też dostawać kolejne przypomnienia, gdy będzie zbliżał się dead line. To bardzo ważne, bo pomaga w ustalaniu odpowiedzialności za poszczególne elementy projektu. To ogromne ułatwienie we współpracy, która przebiega płynniej, bo jest zorganizowana. Każdy wie, co ma robić. Warto też wspomnieć, że w Asanie dużo łatwiej kontroluje się wywiązywanie z wykonywania zleceń.

Porządek przede wszystkim

Największą zaletą Asany jest to, że umożliwia utrzymanie porządku. Nie walczysz z setkami e-maili, nie szukasz załączników, nie boisz się, że coś trafi do spamu. Wszystko jest dokładnie tam, gdzie powinno być. Nie musisz, więc przejmować się porządkiem i sprawdzaniem kilku miejsc w Sieci, bo nigdy nie wiadomo, gdzie czeka na Ciebie wiadomość. Planując w Asanie, możecie zrezygnować z używania tradycyjnego e-maila i wiadomości na Messengerze.

Ogromne ułatwienie

Żeby móc efektywnie prowadić swój biznes musisz dobrze planować swój czas. Musisz wiedzieć, jakie masz zadania i jak układają się ich dead line’y. Dzięki temu wiesz, ile zleceń możesz jeszcze przyjąć i ile czasu zostanie na Twoje życie prywatne. Po prostu wiesz, na czym stoisz, bo wszystkie dane są przedstawione w formie czytelnej i przystępnej.
Asana jest jednak największym ułatwieniem dla osób pracujących w grupie. Zarządzanie zespołem, który działa zdalnie jest bardzo trudne. Opiera się na wzajemnym zaufaniu. Dzięki Asanie każdy członek zespołu doskonale wie, co powinien zrobić i jakie są obszary jego kompetencji. Z tego powodu łatwiej jest mu wywiązać się ze swoich obowiązków.

Jedyny minus

Największym minusem Asany jest to, że nie jest dostępna w polskiej wersji językowej. W prawdzie angielski jest bardzo powszechny, to wciąż zdarzają się osoby, które go nie znają. Jednak do obsługi programu wystarczy znać tylko kilka krótkich słówek. Obsługa jest tak prosta i intuicyjna, że nie powinna stanowić problemu nawet komuś, kto nie mówi w tym języku.

Krótki poradnik – jak łączyć fonty?

Krótki poradnik – jak łączyć fonty?

Jednym z ważniejszych elementów identyfikacji wizualnej są fonty. Popularnie nazywa się je czcionkami, choć nie jest poprawny termin. Czcionka to metalowa forma, która służy do wybijania konkretnych liter przez maszynę drukarską. Oba te pojęcia opisują krój litery, ale jednak są czymś zupełnie innym. Właśnie dlatego będziemy mówić o fontach, mimo że Word upiera się przy czcionkach. Jak je ze sobą łączyć?

(więcej…)
Darmowe narzędzia dla Wirtualnej Asystentki

Darmowe narzędzia dla Wirtualnej Asystentki

Narzędzia dla Wirtualnej Asystentki – każda z Wirtualnych Asystentek korzysta z narzędzi, które uławiają i przyspieszają jej pracę. Zebrałam poniżej kilka narzędzi, z których korzystam podczas mojej pracy.

Pamiętajmy, że na rynku znajdziemy wiele narzędzi, ale nie wszystkie z nich muszą Tobie pasować. Opisuję tu aplikacje z których jestem zadowolona.

01. Zarządzanie projektami

  • Asana – mój Święty gral. Mimo, że miałam już sytuacje kryzysowe podczas korzystania z tego narzędzia uważam, że Asana jest prosta i łatwa w używaniu, wystarczy znaleźć swój własny system pracy, który pomoże uporządkować wszystkie zadania. Nauczyłam się zarządzać Asanowymi projektami w Agencji Marketingowej, z którą pracuję.Przeczytaj więcej:
    Metoda Kanban – sposób planowania w Asanie
  • Easynote – trzymam tu wrzucone na szybko notatki, które potem przenoszę do Asany. Jest to darmowa aplikacja. Korzystam z niej w formie listy zadań, zazwyczaj takich, które nie wymagają pracy “na już”.

02. Udostępnianie dużych plików i szablony grafik

Podczas pracy na dokumentach, grafikach czy dużych plikach korzystam z 3 narzędzi. Nie jedna sytuacja pokazała mi, że trzymanie plików online, w chmurze to najlepsze wyjście.

  • Wetransfer – korzystam z darmowej wersji, gdzie przesyłam pliki do 2GB, a link ma ważność kilku dni. Mimo wszystko, jestem bardzo zadowolona z tego narzędzia.
  • Canva – tu wrzucam szablony grafik, ofert, które często wcześniej tworze w Illustratorze. Bardzo to ułatwia i usprawnia prace Zleceniodawcy. Przeczytaj więcej:
    Darmowe szablony do Insta Stories – Canva
    Szanlon visionboard – Canva
  • Googole Drive – bywa i tak, że pracuję na programach typu “Word” czy “Excel”, które oferuje Google.
    Następnie zbieram wszystko i przechowuje na dysku Google. To wygodne i szybkie rozwiązanie.
    Klient w każdym momencie ma dostęp do potrzebnych mu dokumentów.

To kilka z aplikacji, które są darmowe i pomagają mi w organizacji mojej pracy. Jeśli masz problem lub pytanie odnośnie tych narzędzi, skontaktuj się ze mną!

 

One little word i visionboard na 2019

One little word i visionboard na 2019

ONE LITTLE WORD – SŁOWO NA 2019 rok.

O małym słowie, czytałam nie raz od Kasi z WorQshop – zajrzyjcie do tekstu o jej one little word , jeśli nie wiecie o co chodzi. 

W SKRÓCIE IDEA ONE LITTLE WORD

polega na wybraniu jednego słówka, które ma towarzyszyć Ci w ciągu następnych 12 miesięcy. Słowo, które ma Cie zmotywować, poruszyć, odnaleźć sens we wszystkich postanowieniach czy założonych planach. Może się ono tyczyć zarówno życia prywatnego jak i służbowego, Twojego biznesu czy związku.

W TYM ROKU ONE LITTLE WORD TO – CHANGING

To mój 2 rok ze słówkiem roku, jednak w 2019 chcę, aby miało dla mnie szczególne znaczenie. Mam nadzieję, że świadomy wybór tego słowa, przyniesie wiele ze sobą. 

one little word creativevibes

Do zwizualizowania tego co znaczy dla mnie słowo Changing i jak chciałabym, aby wyglądało słówko roku, użyłam visionboard. Przygotowałam także, specjalny szablon, który byłby dla Was przydatny. Pamiętajcie, aby zrobić kopię pliku w Canvie, a następnie zacząć nad nim pracę. Przyznam, że słowem roku miało być słowo Growing, ale dopiero dzięki Visionboard zrozumiałam, że to nie to słowo ma towarzyszyć mi w 2019.

CO TO JEST VISIONBOARD?

Visionboard to mapa, która ma przedstawiać idealną wizję naszego roku, życia czy najbliższej przyszłości.
Może ona zawierać twoje cele, pomysły, przemyślenia czy zwizualizować odczucia, jakie chcesz przeżywać w danym czasie.

Jak ją zrobić? Dowolnie! Może to być Twoja całoroczna tapeta na pulpicie, możesz ją wydrukować czy powiesić w formie plakatu. Fajnym pomysłem jest też wydrukowanie jej w mini wersji i noszenie w swoim plannerze czy kalendarzu. Możesz na niej umieszczać zdjęcia, wycinki z gazet, wycinki z książek, cytaty, inne ważne dla Ciebie słowa.

Chciałabym, aby ta tablica, którą planuję powiesić, także w pracy, towarzyszyła mi i przypominała jak mam realizować swoje cele, w jakim kierunku iść, czego się wystrzegać.

MÓJ VISIONBOARD:

visionboard creativevibes
DARMOWY SZABLON DO VISIONBOARD:

kliknij w grafikę i przenieś się do Canv’y
PAMIĘTAJ, ZRÓB KOPIĘ ZANIM ZACZNIESZ PRACOWAĆ NA SZABLONIE. W PRZECIWNYM WYPADKU INNE OSOBY ZOBACZĄ TWOJĄ PRACĘ I MOGĄ JĄ SKASOWAĆ.

visionboard darmowy szablon creativevibes

DAJ ZNAĆ, JAKIE SŁOWO TY WYBRAŁAŚ NA 2019 ROK.

Metoda Kanban jako sposób planowania – Asana

Metoda Kanban jako sposób planowania – Asana

Metoda Kanban – co to takiego?

Metoda Kanban – pochodzi z Japonii. Nazwa jej powstała ze słów „kan” i „ban” – można to przetłumaczyć na: „widoczny” oraz „kartka papieru”.

W metodzie tej chodzi o wizualizację procesu planowania, podczas którego można korzystać z tablicy kanbanowej. Możemy jej używać zwyczajnie na kartce lub tak jak ja – wirtualnie np. Przy użyciu mojej kochanej Asany.

Ja swój układ dzielę na „do zrobienia”, „realizowane”, „opiniowane” oraz „zrobione”. Taki układ tyczy się natomiast tylko pracy. Jeśli chodzi o normalne czynności domowe to „do zrobienia”, „w trakcie”, „zrobione”.

Warto zaznaczyć, że system ten i to w jaki sposób będzie ona złożona jest uzależniony od potrzeb osoby jej używającej.

7 celów metody Kanban – „7 razy żadnych

  1. żadnych braków,
  2. żadnych zapasów,
  3. żadnych opóźnień,
  4. żadnych kolejek,
  5. żadnych bezczynności,
  6. żadnych zbędnych czynności i kontroli,
  7. żadnych zbędnych przemieszczeń.

 

Założenia metody Kanban

Jest optymalizacja procesu pracy, która opiera się na informacji, planowaniu, podziale oraz odpowiedniej
kontroli wykonywanych przez siebie czynności.

Przykładowy wygląd w Asanie – Metoda Kanban:

metoda kanban

 

DO ZROBIENIA –  tu znajdują się wszystkie rzeczy do zrobienia, mogą być to zadania nawet na kilka miesięcy w przód.

REALIZOWANE – staram się, aby było to maksymalnie 8 zadań, chociaż każdy wie jaka jest rzeczywistość. Tu znajdują się rzeczy nad którymi aktualnie pracuję.

OPINIOWANE – wszystkie rzeczy, które wykonałam, ale nie mam na nie odpowiedzi, akceptu, ceny etc. Które potrzebne mi są do zakończenia tego zadania.

ZREALIZOWANE – zatwierdzone i zaakceptowane projekty, które doszły do skutku.

 

Dodatkowo, każde z zadań, w środku ma swój opis, lub dodatkowe podzadania. Poniżej zobaczniena przykład:

Po to, aby odpowiednio śledzić zadanie dodaje też osobę odpowiedzialną za zadanie oraz wyznaczam datę, do której muszę wykonać dane zadanie.

W miejscu gdzie widzicie przycisk “start” mam dodaną wtyczkę, która pomaga za darmo śledzić, jak dużo czasu spędziłam na realizacji tego zadania,

 

 

Czy Ty używasz Asan-y do zarządzania swoimi zadaniami?
Masz jakieś pytania? Pisz śmiało!

 

Asanę możesz zacząć używać klikając tu.

 

6 świetnych stron do dobierania kolorów

6 świetnych stron do dobierania kolorów

Z doświadczenia wiem, że największym problemem w graficznym budowaniu wizerunku marki, opracowywaniu materiałów graficznych do internetu, do druku, jest znalezienie odpowiedniego zestawu kolorystycznego. Mam dla Was 6 świetnych stron do dobierania kolorów:

  • Color Hailpixer,
  • Adobe Color CC,
  • Coolors,
  • Colorspire,
  • Colorcodehex.

To moim zdaniem najciekawsze propozycje, z których korzystam od kilku lat realizując projekty w ramach współprac oraz do materiałów własnych.

Krótki słowniczek pojęć:

Graficy i webmasterzy, mają do dyspozycji różne metody określania kolorów. Barwy mogę być zapisane w formie szesnastkowej (hex), RGB lub CMYK (do druku). Zwykle do wygenerowania zapisu heksadecymalnego używa się programów graficznych lub specjalnej palety kolorów

RGB – Red, green, blue – w grafice używany przy plikach do internetu.

CMYK – zestaw czterech podstawowych kolorów farb drukarskich: C – cyjan, M – magenta, Y – żółty, K – czarny. W grafice używany do plików graficznych przygotowywanych do druku.

#Heks – Zapis heksadecymalny (ang. hex triplet) składa się z sześciu cyfr szesnastkowych ( 3 bajtów).

Color Hailpixer – do dobierania kolorów samodzielnie

Na tej stronie kolory dobieramy sami. Na screenie wybrałam przypadkowe kolory, ale można uznać, że gdybym dłużej nad nimi posiedziała, stworzyłabym paletę, która mi odpowiada. Wystarczy, że będziesz ruszać myszką, a gdy kolor Ci się spodoba, klikasz przycisk “click to save”.

Adobe Color CC – ulubiony!

6 świetnych stron do dobierania kolorow

Przyznam się bez bicia, że to moja ulubiona strona do dobierania kolorów. Wydaje się mieć najwięcej opcji. Jest tym samym najbardziej rozwinięta i profesjonalna w moim zestawieniu.

Aby dobrać kolor, wystarczy znać kilka reguł dobierania kolorów: monochromatyczne, dopełniające czy triada. O wszystkim możecie poczytać w internecie, jeśli chcielibyście, abym przygotowała dla Was taki wpis, dajcie znać!

Czekajcie, to nie wszystko…

Cudowną opcją, jest pobieranie kolorów ze zdjęcia, które załadujemy po naciśnięciu ikonki aparatu w prawym górnym rogu.

6 świetnych stron do dobierania kolorow

Panel wygląda tak jak powyżej. Mamy tu również możliwość wybierania, w jaki sposób program ma pobrać kolory ze zdjęcia! Czy to nie jest cudowne?

Następną opcją w Adobe CC jest też opcja Eksploruj, gdzie możemy spojrzeć, jak inne osoby stworzyły swoją paletę. Wszystkie swoje prace możecie zapisać i także udostępnić innym.

Coolors – też lubię 😉

No dobra, chyba to, co napisałam wyżej, nie jest do końca prawda. Coolors jest naprawdę cool! To znów narzędzie, które ma wiele zalet!

W zakładce generate tworzymy swoje kolory, przy tym możemy je dowolnie zamieniać miejscem, znaleźć inne odcienie danego koloru. W ustawieniach możemy zaznaczyć jakie nazwy, oprócz nazw kolorów w heksach, mają nam się wyświetlać. Dla przykładu wybrałam RGB, z łatwością dopasuje je do swojego programu i przygotuje odpowiednie zestawienie kolorów pasujących do wyświetlania na stronach internetowych.

Następną opcją tak jak i w Adobe CC, jest pobieranie kolorów ze zdjęć, a potem wygenerowanie kolażu, takiego jak powyżej.

Ciekawą i niespotykaną na innych stronach jest zakładka ślepoty barw, z czystej ciekawości przeleciałam przez wszystkie konfiguracje i zobaczyłam kolory tak, jakbym cierpiała na jedną z wymienionych na liście.

W Coolors można także dopasować jasność, temperaturę koloru, nasycenie czy jego odcień.  Ustalone przez siebie kolory możemy także wyeksportować w wielu konfiguracjach – pdf, link, png, svg i inne.

Colorspire – proste narzędzie do dobierania kolorów

Colorspire to stronka, która może pomóc nam w doborze kolorów pod układ strony, nie jest to wysoce zaawansowane narzędzie, ale może się przydać!

Colorcodehex pełen wiedzy o kolorach

ColorCodeHex to nie jest do końca narzędzie do dobierania kolorów, ale postanowiłam o nim wspomnieć. Możemy tu znaleźć dosłownie wszystkie informacje o danym kolorze. Co prawda, cały interface strony do mnie nie przemawia, ale w momencie, gdybym potrzebowała informacji o kolorze, mam wszystko.

Fajnym ułatwieniem są kody, które można wkleić na naszej stronie internetowej i nie babrać się za bardzo 🙂

Design Seeds

Ostatnie, lecz nie najgorsze. Strona pełna inspiracji, cudownych palet barw, dobieranych do pięknych zdjęć. Polecam, jeśli chcemy spojrzeć jak dobrać kolory. Może wpadniemy na coś innego niż zwykła podstawowa paleta barw. Palety kolorystyczne są podzielone kategoriami np. letnie zestawienia. Wyszukamy je także zwyczajnie po interesującym nas kolorze. 

Dajcie znać, czy podobają Wam się tego typu wpisy i czy chcecie więcej.
Jakie narzędzia do prowadzenia bloga, tworzenia grafik czy social media Was interesuje?

A jeśli zastanawiacie się do czego właściwie mogą przydać się Wam takie narzędzia, to odpowiedź jest prosta – do wszystkiego. Paleta barw jest ważnym elementem identyfikacji wizualnej. Powinna, więc być dobrze przemyślana i spójna na wszystkich materiałach komunikacyjnych Twojej marki. Powinna być uwzględniona na Twojej stronie www, ulotkach, bannerze, wizytówkach, a nawet grafikach w Social Mediach. Ustalona paleta przyda Ci się także, jeśli będziesz tworzeniu grafiki w Canvie. Własne kolory możesz wykorzystać np. do dostosowania szablonów do InstaStories. Tutaj znajdziesz instrukcję, jak z nich korzystać i w prezencie ode mnie – paczkę darmowych szablonów. Kiedy już ustalisz spójną paletę barw dla Twojej marki, pamiętaj też o dobraniu fontów. Ich łączenie wbrew pozorom nie jest takie łatwe, ale dzięki radom zawartym w tym poście, na pewno dasz sobie radę. Pamiętaj, że jeśli chcesz budować wizerunek firmy, który jest dopracowany od A do Z i budzi zaufanie odbiorców, to koniecznie musisz zadbać o te detale i konsekwentnie się ich trzymać. Od tego zależy sukces Twojej marki.